巴彦县档案馆-档案管理系统

2024年2月1日发(作者：)

巴彦县档案馆-档案管理系统

序号

产品或 服务名称

简要配置或服务内容 单位 数量

单价 （元）

金额 （元）

按照国家档案局《数字档案馆建设指 南》的相关要求，在我馆现有“馆藏档案数 据库”的基础上，建设具有“采集（接收）、 管理、存储、利用（交换）”等功能的数据 中心系统，引入全文检索、数据转换、光盘 制作等信息技术，以档案的数据采集、管理、 灾备、共享为核心内容，在保证信息安全的 前提下，实现档案工作整个业务流程和各业 务环节应用的网络化、自动化，方档案管理 系统：

便、快捷 满足各项业务工作的需求，向利用者提BS网络 增强版

供一 站式,无缝集成的档案查询服务及数据共享

等服务，全面提升档案馆信息化水平。

档案管理系统应具备数据录入、整理编 目、检索咨询、统计报表、借阅管理、权限 设置、系统设置、数据维护、婚姻档案管理、 光盘制作、全文检索模块、OCR识别等基本 功能，并能辅助实体管理及根据特殊需求增 扩其他相应功能。

1

套

1 Y375, 000. 00 Y375, 000. 00

BS网络增强版，档案管理系统技术部分

一、建设目标

按照国家档案局《数字档案馆建设指南》的相关要求，在我馆现有“馆藏档案数据库”的基础匕建设具有“采 集（接收）、管理、存储、利用（交换）”等功能的数据中心系统，引入全文检索、数据转换、光盘制作等信息技 术，以档案的数据采集、管理.、灾备、共享为核心内容，在保证信息安全的前提下，实现档案工作整个业务流程和 各业务环节应用的网络化、自动化，方便、快捷满足各项业务工作的需求，向利用者提供一站式，无缝集成的档案 看询服务及数据共享等服务，全面提升档案馆信息化水平。

二、建设原则

系统建设应遵循“规范、先进、实用”的原则。其产品必须具有严格的安全机制，同时具有良好的实用性、兼 容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。还应具备较强的数据独立性，确保在软、硬 件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

三、系统运行环境

软件环境

服务器端：操作系统NND0WS2012操作系统以上（64位操作系统），并能向LINUX/UNIX系统移植，兼容主 流国产系统、数据库及中间件：

客 户 端：WINDOWS 7/10/11,浏览器

Microsoft Internet Explorer 10.0

以上；

开发工具和开发语言：要求采用主流先进的开发工具和开发语言，以方便系统的升级和维护。

四、系统技术路线

1、软件体系架构

采用行业内成熟领先的程序设计语占、数据库技术、中间件技术，构造可靠、稳定、实用、方便的具备行业领 先标准的档案管理系统。

2、运行环境

档案软件应支持UNIX. Linux、Windows.银河麒麟、统信等操作系统，SQL Server. Oracle.达梦数据库、 人大金仓数据库以及Weblogic、WebsphereTomcat、东方通、金碟等中间件。

3 .系统开发技术

系统应完全基于业界成熟的架构开发，采用JAVA、JSP、Servlet , Web Service. EXTJS、XML等编程技术开发。

4 .系统技术要求

系统基于业界成熟的架构开发，采用B/S模式，按照MVC设计规范，将系统分为表示层、服务层、应用逻辑层、 数据层等四层结构，尤其采用富客户端、虚拟桌面、支持多进程（多个业务界面）等先进技术，减轻了服务器运行 压力，确保了平台的先进性、稳定性和可扩展性。

5 .负载均衡

支持负载均衡技术，可部署于多台应用服务器集群：

6 .开放性与标准性

系统应支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准，便于系统扩展和升级，保证在未来能与相关系 统进行集成，实现电子文件和电子数据的网上接收。系统的接口包括：

• JAVA

接口

系统应提供JAVA的接口来保证各立档单位J2EE开发的业务系统进行无健集成，主要用于各业务系统和本档案 系统进行数据交互。

• Web Services

接口

系统应提供Web Services的接口来保证各立档单位其它非J2EE开发的系统进行无缝集成,主要用于数据交互。

• JAVASCRIPT

接口

档案系统应有选择的提供JAVASCRIPT的接口来保证其它各系统能够直接调用档案系统提供的一些界面，从而 简化未来其它系统的开发难度。

• ActiveX

控件

针对某些特殊功能,档案管理系统应提供一些控件来让各立档单位的其它系统可以宜接进行集成，例如:扫描、 打印等功能，档案系统应提供控件，各立档单位的系统可以直接调用这些控件，并且产生的数据可以直接归档到档 案管理系统中。

7 .性能要求

本档案管理系统应对非结构化数据进行优化设计。包括负我均衡设计、双缓存设计、断点续传设计、压缩存储 设计等。

8

.安全保障要求

系统应具备对操作模块的全程跟踪、口志查看等安全保障功能。系统应具有过载保护能力。系统承建者应说明 系统可承受的外部压力要求。系统应该提供完整的数据备份和恢复策略，定时备份数据和文档，并可以在突发故障 时予以恢复。

9 .数据管理要求

本项目设计应支持多种结构与格式的档案数据管理。可接收与管理各种结构化和非结构化数据，如DBF、Excel

等格式目录数据，PDF、DOC、WPS、RTF等格式文档数据。

10 .系统管理数据量级

系统应支持海量（T级）的档案数据的运转与管理，支持海量数据库智能检索、跨库检索、二次检索等多种检 索途径。百万级以上目录数据查询结果的页面响应时间小于5秒。支持并行操作的用户数为100。

11、系统应支持双机热备

同一网段内无客户端数量限制。

五、系统功能要求

档案管理系统应具备数据录入、整理编目、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、 婚姻档案管理、光盘制作、全文检索模块、OCR识别等基本功能，并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其他相应 功能。

（-）档案数据录入功能

在录入、编辑时可以对数据进行增加、删除、修改、保存、复制、剪切，完成档案文本与各种电子档案原件（扫 描图像）的挂接。当选择档案管理数据结构中的某一类型数据库数据节点时，可以进行数据浏览与编辑工作。

11

插入功能

选中一条要修改的数据，可以在这一条数据的前面插入一条新的数据。

案卷档案插、拆卷功能，应同步更新对应卷内的案卷号和重新合成档号。卷内档案插、拆件同步处理页号。

12

修改功能

系统用户可以对所有字段实现批量修改或替换，条目与电子原文实现批量挂接功能。

13

驯除功能

能够一次删除多条记录，在删除前，系统应有确认删除的提示信息，用户修改和删除的权限只限于操作自己著 录的数据。

14

保存功能

保存操作时，应自动校验必填项是否为空，校验项是否规范，并给与提示信息，例如：“当前第XX条，共录 入XX条”来确定保存成功，可以进入新的一条著录。

提供连续录入功能，可以设置所需必录项目，设置项目内容可以自动复制到下条。

15

编辑功能

提供档案目录数据项内容剪切、复制、粘贴、行找替换数据条目全选、批量修改、批量删除、批量增加、数据 汇总功能。

16

查重功能

提供数据查重功能，并列出重复字段的数据记录。要查重的数据字段可由用户在系统数据字段中选择指定。

17

记录功能

应保存退出时最后一次排序条件，可在浏览列表保存当前界面。当输入不合法的数据时，系统提示数据不合法 的原因，并返回上一步操作。

系统可设置数据记录的显示项、显示顺序、行数等浏览设置。

18

著录界面

可以自定义著录界面及其项目名称，可自由设置必录项、字段提醒、字段长度、数据类型、校验类型、默认值 等常用功能。

系统提供件号获取、主题词获取功能。

（二）数据采集与管理功能

1 .数据采集

该系统可以收集档案信息资源，系统提供支持XML、XLS. DBF等类型数据一次性导入。对于目录和图像文件可 以自动挂接。提供电子原文直接采集功能。

（1）电子目录及电子原文的接收

数据管理系统的数据接收：系统能对下属单位使用的档案软件系统导出的符合《哈尔滨市文书档案数据接收格 式标准》的数据，系统可直接接收，并保证导入电子目录与原文的对应关系。

（2）采集要求

数据接收时要对数据的完整性、规范性进行检测，提供以下功能要求：

> 数据自动校验功能

数据接收转入时，系统对数据有自动校验功能，包括完整性校验、数据查重、必选项是否正确等。

数据导入功能应提供整理库（采集库）与正式库导入选择，且在整理库对导入数据进行整理后，提交数据管理 员审核。审核不合格，选择退回，并填写退回原因、退回时间等信息：审核合格后，由数据管理员操作转入正式库 相应节点下。

系统能够将指定数据点下的部分或者全部档案数据记录导出成数据文件保存（如：XML. TXT,和Excel数据 文件）。转出数据时应无条数、全文数量或转出数据包大小等方面的限制。

> 数据入库

支持大批量数据的导入，数据入库时要有进度条显示和导入报告。如数据导入出错，需提供错误报告，列出具 体错误种类及报错条目信息。

> 批量主题词标引功能，主题词库可维护。

（3）数据审核

管理员可以添加、删除、杏询、打印、批量导入和导出数据、批量修改、批量删除、组合字段、文件归档、搜 索数据、非法数据检索、数据查重、插拆件（卷）、页数矫正、数据汇总操作。

（4）提供开放数据接口

提供常用的数据转入转出格式例如：（DBF、XLS、XML）；可以自定义系统数据节点的接收、转出数据模板。

2.数据整理

U）条目整理与全文挂接

系统提供档案条目的增、删、改及各字段的批量皆换、批量修改、批量删除功能。条目与全文实现批量挂接， 浏览条目时可以看到全文状态。

（2）数据鉴定

满足单个条目和批量条目鉴定的需要。数据经历的历次鉴定过程、人员、时间及结果要有备注记录。

（3）专题数据库

提供基础数据库中的档案数据进一步专题组织、编目、数据整理功能。

（4）导出功能

提供将当前节点下的部分或者全部档案数据记录导出成符合哈尔滨市档案局规定结构的数据文件保存功能（如:

XML. DBF、和Excel数据文件）。导出数据应无条数、全文数量或转出数据包大小等方面的限制。

（5）数据关联事件

在围绕一个主题建立一个事件，把属于该事件的文件添加到事件里，能简捷浏览事件中的全部文件。

（三）数据开放管理

提供开放管理，对数据管理中的档案数据，进行条目开放、原文开放或不开放的开放操作。在开放管理中，对 未审核、已开放、不开放模块的数据进行管理和维护。开放功能实现审批流程。

（四）数据检索模块

1、条目综合检索

提供精确检索、模糊检索、组合检索、数字化检索功能。实现多个关键字检索以及二次检索功能。

数字化检索功能，检索时，条目数据是否含有电子原文记录，以及未编卷的卷内记录。

2、全文检索模块

全文检索时可以按照系统所有原文题名以及电子文件中的内容输入相应的关键字，系统中会对检索的关键词进 行特殊颜色的标记。

实现精确检索功能：支持检索结果的有序显示、按需排序、转存输出、列表打印等多种数据处理方式；显示检 索结果的分布情况，显示命中记录数，支持对检索结果的排序：满足档案数据海量安全存储、全文检索准确、高效 的要求。

系统采用引导式检索与高级检索两种方式。引导式检索为用户输入要检索的关键词后，系统将检索结果自动分 类（可按门类（包括子门类）全宗、保管期限），分类之间可交叉检索，可再增加检索条件细查，提供时间段查询。 高级检索分为两种方式，第•种为全部著录字段自助式与、或、非关系有优先级的复合检索；第二种为按照用户需 求及习惯由系统管理员进行检索条件及模式的模板设置，用户直接使用模板进行检索。上述三种检索方式都支持检 索结果保存功能。

功能要求如下：

>

>

检索全过程可逐级后退；

在检索结果的基础上可进行二次检索：

>

>

>

数据浏览及检索后系统自动提供命中记录数；

数据浏览可方便的指定浏览的字段及其顺序：

数据检索后无命中数据要有提示：

文件级数据检索后可查看命中记录的整卷内容，通过案卷级条目可查看文件级内容。

3、快速OCR技术

全文检索系统内嵌快速OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，方便全文检索。要求

200DPI黑白或灰度扫描的印刷体档案OCR自动识别准确率达到90%以上。

功能要求如下：

⑴支持TIFF, BMP, JPG及由上述三种图片格式生成的pdf格式文件的读取，支持G4压缩的TIFF格式；

⑵能识别纯俄文，简繁体中文、日文、英文的文本及图像。

（五）婚姻登记档案管理

1、由于婚姻登记档案利用率高（90%）,为此需根据婚姻档案的特点建立独立婚姻登记档案管理模块，完成婚 姻档案接待登记-检索一比对一填写证明内容一出证打印流程，实现整个接待流程的无缝衔接，方便婚姻登记档案 的收集、管理、统计、利用的全面管理。

2、提供独立的检索方式和显示方式（界面友好，可自定义）方便接待人员在检索结果中的比对（重.名等信息 中）快速找出所需要的对象。

（六）档案业务管理

1、档案信息查阅利用

简便、高效、快捷的通过网络满足社会各界查阅数字档案信息需求。查阅包括两部分，局域网内接待人员的服 务查阅和社会各界的自助查阅。

1）大厅接待

负责查档利用大厅接待工作，包括查档用户身份的确认、用户信息的登记、查档用户借阅信息管理等。

主要功能要求如下：

接待人员查阅服务的接待、登记、检索、利用、出证、调档等环节全部实现自动化；

接待登记管理，集成二代身份证读写器，将所需信息记录在查档登记表单中，除需人工添写部分外，利用目的、 档案类型等以选项方式在表中体现，实现接待利用工作各环节的无缝衔接：

系统提供档案实体借阅管理功能，可对其进行借阅登记（包括借阅人、借阅单位、借阅时间、件号、文号或题 名内容摘要、保管期限、利用目的等信息）、借阅时间进行监控，当档案借阅出去后，借阅人未按时送回，系统可 以进行催还消息提醒。

2）数据检索查询

提供模糊检索，采用单条件或组合条件进行检索，可以采用树型机构，按分类来进行查询，查询结果显示要清 晰、美观同时显示命中数。

可设定检索每页显示的条数及页数，实现上下翻页，可设置显示格式，如以条目方式显示，以编辑方式显示等。 另外，检索查询部分应支持对用户库和日志库也可进行组合检索，并可以打印检索结果。

2、编研管理（OCR）

提供方便灵活的专题编研库功能。

支持检索到的已OCR识别的档案信息提取复制出来，在WORD或其他文字处理软件中作相应的编辑处理，方便 档案信息的再利用。

3、专题数据库管理

实现针对基础数据库中的馆藏档案数据进行进一步专题组织、编目打印、数据整理，以便为进一步提供利用、 信息发布提供保障。

4、档案资料征集

各种途经征集来的物件进行接收、登记、归档和移交：实现档案资料征集、接收、登记、移交等在线一条龙式 管理。

（七）统计报表

统计报表部分，能自动统计数据库中的各种数据信息，报表设计功能，支持用户灵活的定义统计项，统计项所 需数据应自动填充，统计报表可输出Excel电子表格并进行打印（包括档案统计、利用统计、人员统计、年报统计 等各类统计报表等）。

•系统提供档案统计、全宗情况统计、全宗内（目录号、归档年度）档案情况统计、借阅利用情况统计、鉴 定情况统计等模板。

•该系统应该可以打印所有档案管理所需的信息

例如：卷内目录、案卷目录、备考表等。

系统内置各种通用报表，可自动生成符合档案工作相关标准及各类档案的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及 备考表等

（A）系统维护

提供对系统运行状态的检测、事件报告、资源使用情况的统计。要提供全宗管理、参数设置、用户权限划分、 系统代码维护、操作日志管理等工作，该系统对所有系统使用的代码统一管理维护，确保数据的一致性。另外，操 作需要简单，易于管理。

1 .全宗管理

实现对全宗的全面管理，包括自动化初始全宗结构，全宗的查询、统计、报表输出打印。支持全宗名称等项目 的批量修改，支持全宗内插卷、插件及顺序号的调整。

2 .权限管理

系统权限控制应包括功能权限控制和数据权限控制等共同组成用户的权限范围。权限控制应当灵活方便，易于 操作，提供多层次的数据管理赋权功能。功能权限划分细化到模块下的具体功能，可以控制对于电子文件的浏览、 下载等权限；由权限不同组合成不同的角色，用户可拥有各种不同的角色，有密级权限。

3 .系统代码维护

系统的结构信息进行定义和维护，系统结构应由固定结构和自定义结构等组成，系统提供一部分固有的结构信 息，并可实现自定义操作。

• 定义门类

提供灵活简单的门类定义功能，根据移交单位的名称建立本单位的上位门类，根据移交文件的类型可以建立相 应的下位门类，以树型方式显示门类列表，能够实现展开与合并。

• 结构设置

对定义好的门类进行结构设置.，系统能够根据要求提供部分固定结构（模版），增加结构项，删除自定义结构 项、设置字段名称、长度、类型等功能。结构设置包括对档号的设置，能够根据移交数据的情况设置档号组成项。

• 词典定义

对有固定内容的字段设置显示内容，如对密级、保管期限等。词典定义包括对固有结构和自定义结构进行设置， 可根据实现情况进行设置。

• 词典维护

包括对门类所有词典进行维护，其操作包括建立新的词典，对老词典的修改与删除。

4,用户管理

实现对用户、岗位、组织机构和群组的统•权限管理，实现不同用户关系的权限组合。

5 .日志管理

对系统的所有操作均应记录于日志系统中，系统支持按等级分别记录日志。

•

H志查询：生成查询结果。

• 日志导出：形成文本、数据表等信息。

• 日志导入：有恢复导入功能。

• 用户操作口志一般应包含如下几个部分：计算机名（IP）

操作人员编号、操作时间、操作针对模块、操 作描述等。

6 .流程管理

实现工作流的全面管理（可以实现工作流管理，如在线申请、在线审批、在线开放等流程审批），具有流程自 定义功能（用户可以快速的根据自身管理流程定义工作审批流程）。

（九）数据的接收和移交

1 .提供光盘制作功能。

可以将档案数据库中的目录信息及其对应原文信息刻录（或拷贝）到光盘（或U盘）中，并附带自动检索软件， 实现浏览检索。

2 .提供数据接收和移交功能

我单位定期向哈尔滨市档案局移交档案数据，本系统应提供数据移交和接收功能，移交功能产生的各门类电子 档案数据应完全符合哈尔滨市档案局各门类电子档案移交的格式、命名等要求，（即该功能导出的待移交的电了•档 案，无需再做调整，可直接向哈尔滨市档案局档案系统成功移交）实现本系统与哈尔滨市档案局档案管理系统的电 子档案无缝移交。

（十）鉴定与销毁

1 .到期鉴定。

系统定期检查是否有到了保管期限的记录，如果有，鉴定人员可以对这些记录进行销毁鉴定，对于需要走销毁 审批流程的，则需经过审批同意后才会真正销毁或延期保管。

2 .销毁查看

查看销毁档案及销毁单据（操作人员、销毁原因等），提供永久删除、还原、打印销毁清册功能。

（十一）系统备份与恢复

1 .系统备份。提供界面化的数据备份和数据库备份功能，备份的内容包括应用程序、系统设苴数据、业务数 据、日志信息等所有系统应用信息。可由用户选择是进行全部备份，还是部分备份，备份的内容要完整齐全，结果 以单独的数据包形式存放。可以设置自动备份时间与备份内容，备份内容一个月以上自动替换，异地备份扩展功能。

系统支持在线备份，并且支持备份方式数据库，完全备份，增量备份（库区）功能。

系统支持在备份策略设置，设置备份方式，备份地址，操作类型。

2.系统恢复。能在脱离原系统环境卜.对应用程序、系统设置数据、业务数据、日志信息进行恢复，恢复后的 系统保证数据完整可用，系统运行稳定。

（十二）数字化加工子系统

主要功能特点如下：

1、快捷扫描能力

简单而强大的扫描参数设置，支持单、双面扫描，可以追加扫描、插入扫描、替换扫描、扫描区域预定义、平 板自动扫描等

2、各种图像存储支持

支持单页TIF,多页TIF, JPG, BMP等图像格式，支持CCITT, LZW, JPEG等多种压缩算法及100级图像压缩 质量设置等

3、多种图像浏览功能

上一图、下一图、上一屏、下一屏、上个目录、下个目录，按高度适应、按宽度适应、区域放大、图像导航、 放大镜，二页、四页、六页、八页多图模式浏览等

4、强大影像优化功能

多达几十种影像优化功能，旋转、纠斜、翻转、去污、去噪、去黑边、裁剪、居中、文字优化、背景清除、图 像调整、色阶调整、二值化、幅而调整、智能修补、手工克隆、底色绘制、文字标红、图像拼接、图像分割、批量图像处理等

5、易用的文件目录管理

批量创建扫描目录，目录搜索，批量更名，导入导出，插入文件，替换文件等

六、其他要求

1.历史数据迁移及服务需求★目前我单位使用的档案管理系统是超越2003文件档案资料综合管理系统3.1版（CS网络版），此次项目 改造为BS网络结构，保证原系统内的全部数据无偿无缝转入新系统，确保数据的完整、安全，数据结构不变，与 上级档案管理部门档案管理平台保持•致。