办公室常用的office使用技巧

2024年2月3日发(作者：)

发表于 2022- 12-8

●Alt+Num 5 键

当一张 Word 表格较大时，如果使用拖动方法选定整张表格，当将

鼠标拖动到文档窗口边缘时， Word 会快速滚动文档，以至于很难精

确地在你所希翼的位置释放鼠标左键。 其实， 此时你可以单击表格的

任意单元格，然后在Num Lock 键处于关闭状态的情况下，按下Alt+

数字小键盘上的 5 键即可快速而准确地选定整张 Word 表格。

●Alt+Shift+ ↓键

在你编辑完成一篇 Word 文档后，如果蓦地发觉其中相临的两个段

落的位置还是互换为好，那末，你不妨先单击上面的那个段落，然后

按下 Alt+Shift+ ↓键。 怎么样， 这两个段落的位置互换了吧！ 实际上，

在 Word 中 Shift+Alt+ ↓键的作用是下移当前段落， Shift+Alt+ ↑键是

上移当前段落。在有些时候，该种挪移段落的方法是不是比使用“剪

切”和“粘贴”命令方便多了！

●Ctrl+Shift+F8 键

编辑 Word 文档时，在一些特殊的时候需要选择纵向的文字块，比

如选中两首并排的五言唐诗中的一首，就需要选择纵向的文字块啦！

然而， 在 Word 文档中无论你如何拖动鼠标， Word 总是按行高亮显示

选中的文本，这可怎么办呢？好办，在要选择的起始位置单击，然后

按下 Ctrl+Shift+F8 键。现在，再按下箭头键试试，哈哈， Word 按列

选择文本了。选择了纵向文字块并进行了所需要的操作后，请按Esc

键取销纵向选定模式。

●Ctrl+Shift+K 键

在 Word 中， Ctrl+Shift+K 键是一个比较有趣的快捷键，因为该快

捷键的作用是“将小写字母设成小型大写字母”。比如，你在文档中

输入并选中了“Ilove you!”这句话，则在你按下 Ctrl+Shift+K 组合

键后，“I love you!”立刻变成为了“I LOVE YOU!”。Ctrl+Shift+K 键是 开关键，按一次小写字母变为小型大写，再按一次复原。兴许这个有 趣的快捷键，在特殊时刻能满足你的特殊需要呢！

●Ctrl+Shift+W 键

你用英文编辑了一篇 Word 文档，为示强调，其中有几个段落需要

加之下划线，这本是非常简单的事儿。然而，就因为你多了一点点要

求，让原本简单的操作变得复杂起来。这增加的一点要求是：只给单

词加之下划线，而单词间的空格却不能加之下划线。为难了？不难！

你可进行这样的操作， 首先选择这些要加下划线的文本 (选择的内容

包括文本中的空格键)，然后按下 Ctrl+Shift+W 键。因为，在 Word

中， Ctrl+Shift+W 键作用即是只给单词加下划线，而不给空格加下划

线。

●Ctrl+Shift+Z 键

你用 Word 编辑了一篇文档，并在文档中应用了多种样式，比如标

题 1、副标题等，同时对文档进行了多种字符格式排版，比如有的段

落是宋体，有的段落是楷体，而且有粗体字也有斜体字，还有的字符

被突出显示为红色等等。 现在你对文档的字符格式不太满意， 想要取

消所有字符格式，但却要保留文档中应用的样式，比如标题、副标题

和标题 1 这些章节标题样式需要保留，该怎么办呢？

兴许，要完成这项工作你感觉较为艰难，因为在Word2022 中，你

选中了整篇文档，单击“开始”选项卡，然后在“字体”组中，单击

“清除格式”按钮后，文档中所有样式和格式均被清除，所有文本都

被设置为的宋体 5 号字。 而你的本意只是清除字符格式， 而保留文档

中应用的样式，这可如何是好？

其实， Word 提供了一个快捷键可以完成该项任务，具体操作是：

选中整篇 Word 文档，然后按下Ctrl+Shift+Z 键。怎么样，这时Word

只是清除了字符格式，而没有删除文档中应用的样式吧！因为，在

Word 中， Ctrl+Shift+Z 键的作用是：从所选文本中清除格式；而“清

除格式”按钮的作用是：从所选文本中清除格式和样式。

●Shift+F5 键

有一篇长的 Word 文档需要你进行多次编辑工作，当再次打开该篇

文档时， 兴许你希翼将插入点挪移到上次最后编辑的位置， 该怎么办

呢？其实， Word 能够记住最近编辑过的四个位置，要在这最后四个

已编辑过的位置之间进行切换， 只要使用 Shift+F5 键就行了， 插入点

自动会从当前位置定位到上次更改的位置。

再来说说快捷键，很全的！

Ctrl+Alt+功能键

Ctrl+Alt+F1 组合键 显示 Microsoft 系统信息

Ctrl+Alt+F2 组合键 “文件”菜单中的“打开”命令

用于文字和图形的快捷键

改变字体或者字号

Ctrl+Shift+F

组合键

改变字体

Ctrl+Shift+P

组合键

改变字号

Ctrl+Shift+>

组合键

增大字号

Ctrl+Shift+<

组合键

减小字号

Ctrl+] 组合键 逐磅增大字号

Ctrl+[ 组合键 逐磅减小字号

应用字符格式

Ctrl+D 组合键 改变字符格式(“格式”菜单中的“字体”命令)

Shift+F3 组合键 改变字母大小写

Ctrl+Shift+A 组合键 将所有字母设为大写

Ctrl+B 组合键 应用加粗格式

Ctrl+U 组合键 应用下划线格式

Ctrl+Shift+W 组合键 只给字、词加下划线，不给空格加下划线

Ctrl+Shift+D 组合键 给文字添加双下划线

Ctrl+Shift+H 组合键 应用隐藏文字格式

Ctrl+I 组合键 应用倾斜格式

Ctrl+Shift+K 组合键 将所有字母设成小写

Ctrl+= (等号)组合键 应用下标格式(自动间距)

Ctrl+Shift++ (加号)组合键 应用上标格式(自动间距)

Ctrl+Shift+Z 组合键 取销人工设置的字符格式

Ctrl+Shift+Q 组合键 将所选部份设为 Symbol 字体

查看和复制文字格式

Ctrl+Shift+* (星号)组合键 显示非打印字符

Shift+F1 组合键(然后单击需了解其格式的文字) 查看文字格式

Ctrl+Shift+C 组合键 复制格式

Ctrl+Shift+V 组合键 粘贴格式

设置行距

Ctrl+1

组合键

单倍行距

Ctrl+2

组合键

双倍行距

Ctrl+5

组合键

1.5 倍行距

Ctrl+0

组合键

在段前添加一行间距

设置段落对齐方式

Ctrl+E 组合键 段落居中

Ctrl+J 组合键 两端对齐

Ctrl+L 组合键 左对齐

Ctrl+R 组合键 右对齐

Ctrl+M 组合键 左侧段落缩进

Ctrl+Shift+M 组合键 取销左侧段落缩进

Ctrl+T 组合键 创建悬挂缩进

Ctrl+Shift+T 组合键 减小悬挂缩进量

Ctrl+Q 组合键 取销段落格式

应用段落格式

Ctrl+Shift+S 组合键 应用样式

Alt+Ctrl+K 组合键 启动“自动套用格式”

Ctrl+Shift+N 组合键 应用“正文”样式

Alt+Ctrl+1 组合键 应用“标题 1”样式

Alt+Ctrl+2 组合键 应用“标题 2”样式

Alt+Ctrl+3 组合键 应用“标题 3”样式

Ctrl+Shift+L 组合键 应用“列表”样式

删除文字和图形

Backspace 键 删除左侧的一个字符

Ctrl+Backspace 组合键 删除左侧的一个单词

Delete 键 删除右侧的一个字符

Ctrl+Delete 组合键 删除右侧的一个单词

Ctrl+X 组合键 将所选文字剪切到“剪贴板”

Ctrl+Z 组合键 撤销上一步操作

Ctrl+F3 组合键 剪切至“图文场”

复制和挪移文字及图形

Ctrl+C 组合键 复制文字或者图形

连续按两次 Ctrl+C 组合键 显示“剪贴板”

F2 (然后挪移插入点并按 Enter 键) 挪移文字或者图形

Alt+F3 组合键 创建“自动图文集”词条

Ctrl+V 组合键 粘贴“剪贴板”的内容

Ctrl+Shift+F3 组合键 粘贴“图文场”的内容

Alt+Shift+R 组合键 复制文档中上一节所使用的页眉或者页脚

插入特殊字符

Ctrl+F9 组合键 域

Enter 键(键入“自动图文集”词条名称的前几个字符后，浮现屏幕

提示时) “自动图文集”词条

Shift+Enter 组合键 换行符

Ctrl+Enter 组合键 分页符

Ctrl+Shift+Enter 组合键 列分隔符

Ctrl+- (连字符)组合键 可选连字符

Ctrl+Shift+- (连字符)组合键 不间断连字符

Ctrl+Shift+空格 组合键 不间断空格

Alt+Ctrl+C 组合键 版权符号

Alt+Ctrl+R 组合键 注册商标符号

Alt+Ctrl+T 组合键 商标符号

Alt+Ctrl+. (句点)组合键 省略号

选定文字和图形

选定文本的方法是：按住 Shift 键并按能够挪移插入点的键。

Shift+右箭头 右侧的一个字符

Shift+左箭头 左侧的一个字符

Ctrl+Shift+右箭头 单词结尾

Ctrl+Shift+左箭头 单词开始

Shift+End 组合键 行尾

Shift+Home 组合键 行首

Shift+下箭头 下一行

Shift+上箭头 上一行

Ctrl+Shift+下箭头 段尾

Ctrl+Shift+上箭头 段首

Shift+Page Down 组合键 下一屏

Shift+Page Up 组合键 上一屏

Ctrl+Shift+Home 组合键 文档开始处

Ctrl+Shift+End 组合键 文档结尾处

Alt+Ctrl+Shift+Page Down 组合键 窗口结尾

Ctrl+A 组合键 包含整篇文档

Ctrl+Shift+F8 组合键， 然后使用箭头键； 按 Esc 键取销选定模式 纵

向文本块

F8+箭头键；按 Esc 键可取销选定模式 文档中的某个具体位置

提示 如果您知道挪移插入点的按键组合，那末普通也可以在按住

Shift 键的同时， 用同样的按键组合来选定文字。 例如， 按 Ctrl+右箭

头，可将插入点移至下一单词， 而按 Ctrl+Shift+右箭头可选定从插入

点到下一单词词首间的文字。

选定表格中的文字和图形

Tab 键 选定下一单元格的内容

Shift+Tab 组合键 选定上一单元格的内容

按住 Shift 键并重复请某箭头键 将所选内容扩展到相邻单元格

单击列的第一个或者最后一个单元格。 按住 Shift 键并重复按上箭头或者 下箭头。 选定列

Ctrl+Shift+F8 组合键， 然后用箭头键； 按 Esc 键可取销选定模式 扩

展所选内容(或者块)

Shift+F8 组合键 缩小所选内容

Alt+数字键盘上的 5 键(Num Lock 键需处于关闭状态) 选定整张

表格

扩展所选内容

F8 键 打开扩展模式

F8 键，然后请按左箭头键或者右箭头键 选定相邻的字符

F8 键 (请按一次选定一个单词， 请按两次选定一个句子， 依此类推)

增加所选内容

Shift+F8 组合键 减少所选内容

Esc 键 关闭扩展模式

挪移插入点

请按 执行操作

左箭头 左移一个字符

右箭头 右移一个字符

Ctrl+左箭头

左移一个单词

Ctrl+右箭头

右移一个单词

Ctrl+上箭头

上移一段

Ctrl+下箭头

下移一段

Shift+Tab 组合键 左移一个单元格(在表格中)

Tab 右移一个单元格(在表格中)

上箭头 上移一行

下箭头 下移一行

End 键 移至行尾

Home 键 移至行首

Alt+Ctrl+Page Up 组合键 移至窗口顶端

Alt+Ctrl+Page Down 组合键 移至窗口结尾

Page Up 键 上移一屏(滚动)

Page Down 键 下移一屏(滚动)

Ctrl+Page Down 组合键 移至下页顶端

Ctrl+Page Up 组合键 移至上页顶端

Ctrl+End 组合键 移至文档结尾

Ctrl+Home 组合键 移至文档开头

Shift+F5 组合键 移至前一处修订

Shift+F5 组合键 移至上一次关闭文档时插入点所在位置

在表格中挪移

Tab 键 一行中的下一个单元格

Shift+Tab 组合键 一行中的上一个单元格

Alt+Home 组合键 一行中的第一个单元格

Alt+End 组合键 一行中的最后一个单元格

Alt+Page Up 组合键 一列中的第一个单元格

Alt+Page Down 组合键 一列中的最后一个单元格

上箭头 上一行

下箭头 下一行

在表格中插入段落和制表符

请按 在单元格中插入

Enter 键 新段落

Ctrl+Tab 组合键 制表符

创建、查看和保存文档

Ctrl+N 组合键 创建与当前或者最近使用过的文档类型相同的新文档

Ctrl+O 组合键 打开文档

Ctrl+W 组合键 关闭文档

Alt+Ctrl+S 组合键 拆分文档窗口

Alt+Shift+C 撤销拆分文档窗口

Ctrl+S 组合键 保存文档

查找、替换和浏览文本

请按 执行操作

Ctrl+F 组合键 查找文字、格式和特殊项

Alt+Ctrl+Y 组合键 重复查找(在关闭“查找和替换”窗口之后)

Ctrl+H 组合键 替换文字、特殊格式和特殊项

Ctrl+G 组合键 定位至页、书签、脚注、表格、注释、图形或者其它位 置

Alt+Ctrl+Z 组合键 返回至页、书签、脚注、表格、批注、图形或者其 他位置

Alt+Ctrl+Home 组合键 浏览文档

撤销和恢复操作

Esc 键 取销操作

Ctrl+Z 组合键 撤销操作

Ctrl+Y 组合键 恢复或者重复操作

切换至其他视图

请按 执行操作

Alt+Ctrl+P 组合键 切换到页面视图

Alt+Ctrl+O 组合键 切换到大纲视图

Alt+Ctrl+N 组合键 切换到普通视图

Ctrl+ 组合键 在主控文档和子文档之间挪移

用于审阅文档的快捷键

要将“匡助”窗口最大化，请按 Alt+空格键，然后按 X 键。要将该

窗口还原到以前的尺寸和位置，请按 Alt+空格键，然后按 R 键。要

打印该主题，请按 Ctrl+P 组合键。

Alt+Ctrl+M 组合键 插入批注

Ctrl+Shift+E 组合键 打开或者关闭标记修订功能

Home 定位至批注开始

Ene 定位至批注结尾

Ctrl+Home 组合键 定位至一组批注的起始处

Ctrl+End 组合键 定位至一组批注的结尾处

用于处理引用、脚注和尾注的快捷键

Alt+Shift+O 组合键 标记目录项

Alt+Shift+I 组合键 标记引文目录项

Alt+Ctrl+X 组合键 插入索引项

Alt+Ctrl+F 组合键 插入脚注

Alt+Ctrl+D 插入尾注

用于处理域的快捷键

Alt+Shift+D 组合键 Date 域

Alt+Ctrl+L 组合键 Listnum 域

Alt+Shift+P 组合键 Page 域

Alt+Shift+T 组合键 Time 域

Ctrl+F9 组合键 空域

Ctrl+Shift+F7 组合键 更新 Word 源文档中的链接信息

F9 键 更新所选域

Ctrl+Shift+F9 组合键 解除域的链接

Shift+F9 组合键 在域代码和其结果之间进行切换

Alt+F9 组合键 在所有的域代码及其结果间进行切换

Alt+Shift+F9 组合键 从显示域结果的域中运行 Gotobutton 或者 Macrobutton

F11 键 定位至下一域

Shift+F11 组合键 定位至前一域

Ctrl+F11 组合键 锁定域

Ctrl+Shift+F11 组合键 解除对域的锁定