excel基础知识教程

2024年2月6日发(作者：)

目录

一、Excel简介及基本操作 ______________________________________________________ 1

１、Excel是什么 ...................................................................................................... 1

2、Excel的启动及界面介绍....................................................................................... 1

3、文字和数据的输入特点 ........................................................................................ 1

４、自动填充功能..................................................................................................... 2

二、简单计算及公式计算 _______________________________________________________ 4

1、简单计算 ............................................................................................................. 4

2、创建公式计算 ...................................................................................................... 4

3、利用公式 ............................................................................................................. 7

4、公式的自动填充 ................................................................................................... 7

5、相对引用和绝对引用 ............................................................................................ 8

三、单元格的格式设置 _________________________________________________________ 9

1、 数字不同的格式 ................................................................................................ 9

2、对齐与合并 ........................................................................................................ 10

3、工作簿保护，工作表保护 ....................................................................................11

4、字体，边框、图案等 .......................................................................................... 15

四、函数的使用 ______________________________________________________________ 15

1、函数的使用 ........................................................................................................ 15

五、建立图表 ________________________________________________________________ 19

１、柱形图的生成................................................................................................... 22

２、定义图表类型................................................................................................... 24

六、工作表管理 ______________________________________________________________ 26

１、 拆分窗口、冻结窗格（表头） ......................................................................... 26

２、 数据的排序 ..................................................................................................... 27

3、数据的筛选 ........................................................................................................ 29

七、分类汇总 ________________________________________________________________ 31

1、什么是分类汇总？ ............................................................................................. 31

2、分类汇总的步骤是： .......................................................................................... 32

八、数据透视图 ______________________________________________________________ 34

1、何为数据透视表？有什么作用？ ........................................................................ 34

2、如何建立数据透视表 .......................................................................................... 34

3、数据透视表的部分操作 ...................................................................................... 37

2013-4-29 5:38:06 AM I

一、Excel简介及基本操作

１、Excel是什么

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能！

2、Excel的启动及界面介绍

（１）、工作簿与工作表

 Excel会给新文件取名BOOK1，BOOK2，扩展名xls.

 一个工作簿中可以有多个工作表。例：中文系资产管理。

 单元格是由256列和65536行组成，我们看到的只是这个工作簿的一部分。列和行交差行成单元格，列由字母组成：ABCD……行由数字组成：12345……所在单元格的具体位置需要2个数据来表示。例：A5，B6。

（２）、建立工作簿和工作表

 新建的工作簿提供3个工作表。

 插入工作表与工作表的改名移动与取名。

3、文字和数据的输入特点

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 选中单元格可直接进入了输入状态；或者双击单元格，光标出现在这个单元格中，也表示进入了输入状态。

 你会发现上面的“编辑栏”是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中也可以输入内容。

 数字输入超过单元格长度时，Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字，例“123456789”表现为“1.2E+09”

 如果是输入文字，系统会自动识别为“字符”型，并将其靠左对齐。 数字则向右对齐。

 如果要输入数字组成的字符串，像电话，邮编等，可以在输入项中添加“’”的方法，或将单元格改为字符型。

４、自动填充功能

Excel有自动填充功能：一些有一定规律的数字，相同的汉字，有规律的序列等都可以用自动填充的办法。例：12345，13579 、ABCD,（输入3个以上有规律的数字，选中3个单元格，光标在左下角成“＋”时拖拉。如果是相同的数字或文字则选中一个单元格拖拉）

自设自动填充序列：Excel可以增加自己需要的特殊的序列用来自动填充。

2

方法是-----工具 选项 自定义序列 输入序列 添加

确定。

5．选定单元格

大部分选定与WORD中的表格一样。

 全选：在工作簿窗口与行号和列标的交汇处有一按钮，单击为选定整个工作表。

 名称框输入选定：在“名称框”中也可以用输入具体的单元格来表示。可以叫做“引用地址”。注意冒号“：”表示连续；逗号“，”表示断开。单是数字表示行，单是字母列，字母与数字表示矩形区域。

 “１：１”表示第１行整行的区域。

 “１：５”表示从第１行和第５行的连续５行构成的区域。

 “１：１，５：５”表示第１行和第５行不连续的２行构成的区域。

 “Ｆ：Ｆ”表示Ｆ列整列。（教材１４９Ｐ）

 “Ａ１：Ｃ３”表示一个以单元格Ａ１和单元格Ｃ３为顶角的矩形区域。

 “Ａ１，Ｃ３” 表示一个Ａ１和Ｃ３两个单元格。

 “Ａ１：Ｃ３，Ｂ５：Ｄ８”表示两个不连续的矩形区域。

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二、简单计算及公式计算

1、简单计算

从“Excel举例. xls”“简单的计算”例子看，销售额等于零售单价乘以销售量。以这个例子我们看一看用Excel计算一个数据的方式。

与我们平时的计算方式一样，只是我们不用数字计算而是用单元格来计算。这是为了更好地适应单元格数据的变化。我们先点击需要存入数据的单元格，输入“=”号。(这是一个约定，Excel将开端有“=”号的单元格看成是进入了公式计算)。然后点击计算的单元格，再输入符号(加减乘除，乘以*号表示，除以/号表示)，再点击第二个需要计算的单元格。回车以后有“=”号的单元格就出现了结果。例：“Excel举例. xls”中的“简单计算功能”。

2、创建公式计算

我们在Excel中可以根据计算的需要自己创建公式。

 重要区别：输入公式的时候，要以一个等号“＝”开头，这是输入公式与输入其他数据的重要区别。

 与平时我们计算相同之处：它也是按照我们平时的运算一样“从左到右”的次序，“先乘除后加减”。可以使用优先级，输入时要注意通过括号来改变运算的顺序。＝A1+B2/100, =( A1+B2)/100 4

结果是不同的。见“（Excel举例.xls简单计算”

 与平时我们计算的不同之处：它是一种单元格与单元格之间的计算，不是数据与数据之间的计算）。

 输入的步骤：先从放入计算结果的单元格开始，在放入结果的单元格中输入计算公式。然后才引用其他单元格，加上运算符。其他单元格可以用输入的方式也可以用鼠标点选的方式。

 算术运算符：包括加号（＋）、减号（－）、乘号（＊）、除号（/）、百分号（％）、和乘幂（＾）

 比较运算符

<> 不等于

> 大于

< 小于

>= 大于等于

<= 小于等于

： 区域运算符

， 联合运算符

在计算的过程中我们会遇到有的单元格要连续，有的则要断开，怎样输入呢？

同样，在这里冒号“：”表示连续；逗号“，”表示断开。

（Excel举例.xls不连续单元格的计算）

 公式单元格与其他单元格的不同：

 在单元格中显示的是数值，并不表明就是数值，在编辑栏中显 5

示的才是“真实身份”。

 “工具”｜“选项”“视图”中“公式”打上勾可以让带有公式的单元格不以数据方式显示。

 复制数据时如果复制的部分有数据也有公式，我们需要用“选择性粘贴”来选择复制的部分的公式是只复制数值还是同时也复制公式。演示

 我们举一个数学题的例子来综合理解在Excel中如何创建一个公式来计算。

例： 计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：我们首先需要考虑的是如何创建这个公式，经过思考我们在第一列中输入好1到20这些数，然后将结果分别放在B1—B20的单元格中，这样我们在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，根据自动填充的原理，“A1”会随着单元格的下拉而变为A2，A3，A4„将其填充到下面的单元格中，就可以得到计数后的直观的结果了。

创建公式的关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。

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3、利用公式

公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。例：（Excel举例.xls、自动填充式计算）

其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。

4、公式的自动填充

我们还可以利用公式可以进行自动填充计算。把鼠标放到有公式的单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下右键拖动，松开右键，Excel就自动计算出结果。如果你调整物品的单价或销 7

售数量的话，销售额会自动进行调整。例：“Excel举例. xls”中的“简单计算功能”。

5、相对引用和绝对引用

如果我们要计算一些某些固定单元格的数值，我们就要用到“绝对引用”。

什么是“绝对引用”？

就是用某种符号让计算机每次计算时都能找到这个单元格的数值。比如，我们要计算前一份销售表中的“利润”我们知道“利润率”是30%，这个30% 的“利润率”就是一个绝对引用的数据，因为，我们需要将所有的销售额乘以这个利润率，才能得到实际利润。例：Excel举例.xls相对引用和绝对引用例2

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看过例子后，我们知道在运用“绝对引用”时要注意两个问题：

（1）首先我们要正确地确定哪个单元格是“绝对引用”的数值。知道它的行列位置。

（2）我们应该加一个符号，让Excel在计算时能够找到这个单元格。这个符号就是“$”需要注意的是： “$”分别加入到“行”与“列”，例：“$a$4”。

（3）在哪里加？在需要得到结果的单元格中的计算公式中。

可以说，没有加“$”的引用，就是相对引用。

三、单元格的格式设置

格式设置大部分与WORD中的表格一样。我们重点介绍不同的地方。

1、 数字不同的格式

单元格中的数据可以有不同的类型，如字符、数字、日期和时间等。

不同的数值，不同的货币，分数等都只有通过设置来实现。

方法是：格式单元格数字（Excel举例.xls不同格式及保护）

例：表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式” 9

对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。

我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮“￥”符号。

我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮格中的数字就变成了百分比的样式。

2、对齐与合并

我们可以让单元格中的数字或文本变成斜体。从单元格格式中对齐标签中拖动“文体方向。（操作示范）

制作表头

，这些单元，在所有选中的数字前面就都出现了一个 10

在这个标签中我们还可以选择单元格合并。我们通常在制作表头时需要用到合并单元格，例：“Excel举例”“自动求和„”表头。

3、工作簿保护，工作表保护

与数据打交道，常常需要保护数据。Excel提供工作簿保护，工作表保护。

方法：工具保护。选择工作簿保护或工作表保护或共享与保护（操作示范）

工作簿保护 主要保护的结构与窗口，对数据没有保护作用。

工作表保护 在保护工作表菜单有多种选项让保护者选择，只要是打上勾的选项就是不被保护的内容。如果所有选项都不打勾，所有选项都不能操作与改变。例：将“插入列，插入行”选中，在保护的工作表中我们还能进行插入列行的操作，反之，菜单将出现虚的，操作将不能进行。

允许用户编辑区域 在实际工作中，我们常常要与别的部门或其他单位合作协调，有一些数据需要别的部门来填写，但我们又不希望整个数据表格被改动，这样我们就可以设定某一区域给指定的用户修改。在“工具”｜“保护”｜下选择“允许用户编辑区域”新建一个区域，选定区域后可以设定一个密码，这时只 11

要我们将工作表保护起来后，修改这个区域的人只要知道密码就可以改这一个区域。这项操作要先设定“允许编辑”再设置保护工作表。举例操作。

共享保护 则是创建一个可供多用户编辑的工作表，可以多人同时打开编辑。

创建一个共享工作簿：

1. 创建一个可供多用户编辑的工作表，然后输入要提供的数据。

如果要包括以下的功能，请将其添加到工作表中：合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、包含图形对象对象、超链接、方案、外边框、分类汇总、数据表、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。在工作簿共享之后，不能更改这些功能。

2. 在“工具”菜单上，单击“共享工作簿”，再单击“编辑”选项卡。

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3. 选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，再单击“确定”。

4. 出现提示时，保存工作簿。

5. 在“文件”菜单上，单击“另存为”命令，然后将工作簿保存在其他用户可以访问到的网络位置上。使用共享网络文件夹，不要使用 Web 服务器。

6. 请检查该工作簿与其他工作簿或文档的链接，确保链接没有破坏。

7. 在共享工作簿时，可自定义一些共享功能。例如，可决定是将跟踪修订记录的保留时间设置为默认的 30 天，还是更长或更短的一段时间。在“高级”标签中。

使用共享工作簿

打开一个共享工作簿后，与使用常规工作簿一样，可在其中输入和更改数据。但是，还是有少许不同。

查阅其他用户所作更改 每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让 Microsoft Excel 自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。

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解决冲突 在向共享工作簿保存更改时，正在编辑该工作簿的其他人员可能已经将自己的更改保存在了同一个单元格中。这种情况下就会产生修订冲突，这时将出现冲突解决对话框以便决定保存哪个人的更改。

编辑共享工作簿

1. 前往保存共享工作簿 （共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。）的网络位置,并打开该工作簿。

2. 设置用户名，以标识您在共享工作簿中所做的工作： 在“工具”菜单上，单击“选项”，单击“常规”选项卡，再在“用户名”框中键入您的用户名。

3. 像平常一样输入并编辑。您不能添加或更改这些内容：合并单元格、条件格式、图表、图片、数据验证、对象（包括图形对象）、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表 （数据表：数据表是一个单元格区域，用于显示在一个或多个公式中替换不同值所得到的结果。有两种类型的数据表：单输入表和双输入表。）、数据透视表、保护工作簿、保护工作表和宏。

4. 进行用于个人的任何筛选 （筛选：只显示数据清单中满足条件的行。可用“自动筛选”命令显示与一个或多个指定值、计算值或条件相匹配的行。）和打印设置。默认情况下每个用户的设置都被单独保存。

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如果希望由原作者所进行的筛选或打印设置在您打开工作簿时都能使用，请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”，单击“高级”选项卡，在“在个人视图中包括”下，清除“打印设置”或“筛选设置”复选框。

5. 若要保存您的更改，并查看上次保存后其他用户所保存的更改，请单击“保存”4、字体，边框、图案等

这一部分与word的表格相似，简单演示复习，我们就不讲了。

。

四、函数的使用

这一章,我们来学习在Excel中使用公式和函数。这是相当重要的一部分，在Excel中实现数据计算功能全靠它们了。

1、函数的使用

Excel提供了一些函数，我们可根据需要选择。例如，我们加入一个日期。用函数的方法加入，这个日期是会随着日期的变化而变化。例：这与我们用手工直接输入不同。 加入函数的方法是：单击单元格 “粘贴函数”“粘贴函数”对话框从左边“函数类型”列表框中选择.。“日期”则选择 “NOW”，单击“确定”按钮，屏幕上就出现了插入函数的提示，单击“确定”按钮，日期和时间就插入进来了。

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最常用的函数功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最简单的就是自动求和功能了。

“自动求和”是最为常用的一种简便方法。在统计具有相同性质的计算时非常方便快捷。例：Excel举例.xls

方法是：将鼠标定在存放结果的单元格，选择工具栏“∑”，如果一列或一行有现成的数据，Excel将自动判断此“行”或“列”为需要计算的数据，自动计算结果。如果相邻的单元格也需要计算，我们可以利用“自动填充”拖拉出相邻单元格的计算结果。

我们再来看一个表格，现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下，看看到底有多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。

这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致。 16

如果函数运算时，要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时我们就要用到Excel提供的函数功能来实现了：（举例中“不连续单元格的计算）单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的“输入公式”按钮，（与直接选择函数不同，“输入公式”按钮会带出一个选择列表）现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选择“SUM”项。

在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。

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Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就可以了。

2、Excel找到所需要的函数的做法

函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉，请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗？

对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮，在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就会显示该函数的具体功能

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五、建立图表

图表在数据统计中用途很大。我们可以看到图表能够非常形象地表现枯燥的数字。例：（办公软件教案排版样板电子表格样板）的大多数图表。图表可以根据不同的需求用不同的图表方式来表现。

我们看两个例子，演示图表的怎样生成的：

显示一月份销售额的图表。用饼图反映。例：Excel举例. Xls，图表，图1”饼图只有一个轴，可以理解为一个数据轴。

这是一个所有商品的销售额统计，要显示几种商品在各个季度的销量百分比。这时候就需要有多个数据轴。用柱形图反映。例：Excel举例. Xls，图表，图2

表示多种商品销售情况的饼图。例：Excel举例. Xls，图表，图3

难点在于我们怎样分析数据，根据需要来升成不同的图表来表现数据。

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出现步骤2的对话框，这个对话框中要为饼图选择一个数据区域：单击“数据区域”输入框中的拾取按钮，对话框缩成了一个横条，选中“二季度”下面的这些数值，然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮，回到原来的“图表向导”对话框，从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了，单击“下一步”按钮。

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现在要设置图表的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它的标题，设置它的标题为“二季度”，单击“下一步”按钮。

这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；饼图就完成了。

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这样一张图表就做好了。

１、柱形图的生成

柱形图是一种较常用的图形。

我们还用第一节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，现在选取数据区，这里Excel所默认选择的数据区是正确的；从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比，而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比，于是我们将“序列产生在”选择为“行”；单击“下一步”按钮；输入图表的标题为“各产品在不同季度所占份额统计”，分类X轴为“季度”，分类Y轴为“比率”，单击“下一步”按钮，这次我们选择“作为新 22

工作表插入”项，后面的输入框中的内容改为“柱形图对比”，单击“完成”按钮，在工作簿中就多出了一个“柱形图对比”工作表，在这个工作表中保存着我们刚才生成的图表。

这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴，分别是X轴和Y轴；我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记。

我们也可以设置和改变Y轴坐标数值的显示方式：双击Y轴，打开“坐标轴格式”对话框，单击“刻度”选项卡，去掉“次要刻度单位”前面的复选框，在后面的输入框中输入0.005，把次要刻度的间距设置为0.005；然后单击“图案”选项卡，在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”，单击“确定”按钮。

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现在左边的

２、定义图表类型

如果你总是设置同样一种类型的图表的话，完全可以自定义一个图表类型，到时候直接套用就行了：在这个图表的空白区域单击右键，从菜单中选择“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，单击“自定义类型”选项卡，在“选自”栏中选择“自定义”项，单击“添加”按钮，打开“添加自定义类型”对话框，在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“季度饼图”，单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框，这样我们就建立了一个自定义的图表类型。

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单击“取消”按钮，回到编辑状态；我们再来插入一个图表：打开“插入”菜单，单击“图表”命令，在“图表类型”对话框中，选择类型为我们刚才定义的“季度饼图”，直接单击“完成”按钮，我们就可以插入一个和上面一模一样的饼图了。

坐标线是不是变成我们刚才说的那种格式了？

3、图表的修饰

（教材P183）图表升成以后可以对图表作修饰，选中汉字，你会发现他们都是一个个文本框，这样我们就可以对字体大小等做修饰；而每一个数据列也是可以修饰的；图表的背景，图表区等都是可以修饰的，例：将背景设为双色填充，将图表区设为无填充。在所在区右鍵调出快捷鍵，选择“数据系列格式”“图表区格式”“背景格式”“图例格式”“网格线格式”“坐标轴格式”就可以设置新的格式。例：Excel举例. Xls，图表设置与美化。

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六、工作表管理

１、 拆分窗口、冻结窗格（表头）

可用“拆分”与“冻结”使“表头”不滚动。

当数据很长很宽的时候，在查看表格时我们经常看不见表头或列头：例：中文系固定资产登记表.xls，滚动时我们看不到表头与数据（上面与下面，左面与右面）的关系，给我们的查阅带来很大的不便。

解决方法是：

1. 使用“冻结窗格”来将来解决。例：中文系固定资产登记表.xls不同的是它只是将部分列与行给冻结了起来，下面的数据可以移动，这样我们就可以看清数据与表头的关系了。做法：“窗口”“冻结窗格”。

2. 还可以使用“拆分”窗口来解决。单击需要固定的单元格的行或列的位置，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，这时窗口被拆分开，下面的数据滚动，上面窗口不动。例：中文系固定资产登记表.xls，这样是另开了一个窗口，在另一个窗口中有相同的数据。

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如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。

打开窗口菜单，单击“撤消窗口冻结”项，就可以把这个窗口的冻结撤消了。

２、 数据的排序

在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。例：Excel举例.xls排序。

例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅度来排列：单击“涨 27

跌%”单元格，单击工具栏中的“降序”按钮，表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了，这样我们找起股票名称来就方便多了。

排序还可以实现多重条件下的排序，先满足“主关键字”再满足“次关键字”„„例：“中文系固定资产登记表(新).xls，“清账结果工作表”，我们需要找出“经手人”的资产统计，同时要资产的金额要从小到大，那么我们选中“经手人”一列，从“菜单”“数据”“排序”，选中全部扩展区，在“主关键字中”选中“经手人”，选中“递减”，在次关键字中选中“金额”同时选中“递减”，我们会看到同一个“经手人”中他的 “金额”按“递减”排列的。

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注意排序时扩展选区的数据变化，一定不能出现数据与相连的有关系的单元格出错。例：Excel举例.xls 排序筛选

3、数据的筛选

使用排序可以解决一些问题，但有时“筛选”功能，更方便一些。

例：按你需要的种类、条件来筛选。筛选有两种：“自动筛选”，“高级筛选”。

（1）自动筛选（Excel举例.xls，排序筛选，学生成绩表）

方法是：选中数据数据筛选自动筛选。通过“自定义”可以设置筛选的条件。

演示：打开 “自动筛选”与关闭“自动筛选”的方法。

利用原来“某列”现有数据筛选。例：筛选“物理“80分以上人选。

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利用“自定义”来筛选“某列”例：筛选出“物理成绩不及格人选，在选择“自定义”后如图中选择：

（2）高级筛选

复杂一些，需要给出筛选的条件才能实现。（Excel举例.xls排序筛选，学生成绩表）

1. 首先要建立一个条件区域，条件区域可以在数据清单的上方也可以在数据清单的下方。条件区域的第一行要输入需要设置筛选条件的列标题，在列标题的下入输入筛选的条件。例：筛选出性另为“男”且高数成绩大于80 的记录。条件区域的设置是：性别男高数>80

选择时要注意：（1）可以选中包括列头在内的所有数据，这样的话其他成绩也会显示出来。（2）如果不想显示其他成绩，则可以用按住ctrl鍵选择不连续的数据列表。如只选“学号”“专业”“姓名”“性别”“高数”。

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2. 如果条件多个是“与”的关系设定在同一行进行，例：筛选高数成绩和物理成绩都大于90 的记录，条件列表应该为：

高数>90物理>90

3. 如果是“或”的关系，设定时不能在同一行。例：筛选出高数或物理大于90的记录，条件列表应该为：

高数>90物理>90

4. 选择数据列表时要注意选择带有整个列表的头在内的字段名及数据，（书中少一字段名，加上商品名称）。

5. 计算结果的显示有两种选择。可放在原数据处或选择其他单元格。

6. 按住ctrl鍵可以选择不连续的数据列表。

七、分类汇总

1、什么是分类汇总？

分类汇总是对数据清单的数据专题报告分析的一种常用方法。（展示分类汇总表－建设项目投资计划表）

分类汇总之前我们要明确三个问题：

（1） 分类的标准是什么？（以什么字段分类）

（2） 需要汇总那些项目（字段）有那些？

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（3） 汇总项目的计算方式是什么？（是平均值还是求和等）

2、分类汇总的步骤是：

（1） 对数据表分析看看汇总是那些项目（字段）为标准。

（2） 以标准的汇总的字段排序（排序时也需要选中所有的字段）。

（3） 选中汇总数据进入汇总，选择正确的汇总字段，选择正确的计算方式，选择正确的汇总项（汇总需要看的字段）。

（4） 根据需要来查看结果

例：（1）“分类汇总例表－资质原始数据”，需要汇总的是各企业的二级资格的总人数。

 我们想得到以企业单位为分类项的有资质总人数数据。

 “企业名称”是分类标准，我们要先对“企业名称”字段排序。

 选中整个表格所有字段及数据，进入分类汇总。

 分类字段选“企业名称”，汇总方式选“计数”，选定汇总项“企业名称”。

 升成汇总表以后，可以通过1、2、3、来显示我们需要的结果。

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例：（2）“分类汇总例表－资质原始数据”，我们想得到以地区为分类项的二级资格的总人数。

 “属地”是分类标准，我们要先对“属地”字段排序。

 选中整个表格所有字段及数据，进入分类汇总。

 分类字段选“属地”，汇总方式选“计数”，选定汇总项“属地”。

 升成汇总表以后，可以通过1、2、3、来显示我们需要的结果。

例（3）“分类汇总例表－ 资产原始数据”

假如我们要在“资产原始数据”中统计各种同类设备的金额，我们以“品名”作为分类标准，所以我们需要以“品名”来给数据表排序。例：排序时，可以选择需要汇总的其他字段。例：我们需要汇总以“品名”为统计看看各种设备总资金的情况，我们先给：“品名”排序，将关键字选为“品名”然后，在汇总项中选中“金额”及“按列P：”我们就得到了按品名分类的金额汇总数据清单。我们也可以以“日期”来分类统计“金额 ”。

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八、数据透视图

1、何为数据透视表？有什么作用？

所谓“数据透视表”是将原始数据，按照不同的组织方式进行分析的一种表格。我们可以通过对原始数据不同组合的分析来得到某些需要掌握的数据，通过不同的角度，不同的分析方法，从数据中找出结论或找出问题（展示：“股票行情表.xls”）。

要用好数据透视表的关键在于如何组织数据，能够透过这些字段信息反映出问题所在。

2、如何建立数据透视表

（1）分析我们需要通过数据看到什么？

（2）“数据”｜“数据透视表”

（3）选择需要透视的数据源

（4）将需要的字段放置到合适的数据区域。

（１） 例一：透视表.xls－建筑资质数据。我们想查看统计各地区具有二级资质的人数。

 先将表中合并单元格取消，在选择数据源的时候注意取消除“字段”以外的“表头”。

 选择所有数据源，进入“数据数据透视数据透视图表”。

 将“姓名”字段拖拉进计数项中，将“属地”拖拉进“列项目”中。

 我们也可以通过进入“数据透视表，选择另一数据透视表来升 34

成透视表

 透视表升成后，其实我们是可以根据需要来拖拉，从而得到我们想要的结果。

（２） 例二：透视表.xls－电器销售数据。要考察电器在一个时间段内的销售情况。

需要在列的位置上出现产品名称字段，而在行的位置上出现时间字段，然后将销售的数据数量放到数据放置区中。

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如果需要看具体客户销售的情况，我们就将客户名称字段放到列位置上，而销售数量放在数据放置区中，这样就得到了客户销售数量情况。

（3）我们也可以通过分页的方式来做。分页实际上是某一指标的具体化，我们可以将客户字段放置该区域，将销售的数据数量放到数据放置区中，透视表升成后我们就可以通过选择不同的客户来查看销售情况。

分页步骤：

1、通过“数据透视图向导”或重视执行“数据”菜单中的“数据透视表”命令。

2、在对话框中单击“布局”。

3、将“客户”字段拉到“页”处。

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4、将“数量”，“规格”等字段拖拉到数据计算区。

4、回到表中，通过选择“客户”我们可以看到各地区统计好了的销售数据。

（4）、例三：中文系固定资产登记表.xls，需要找出这个资产誰经手多，可将品名放到列位置，将经手人放到行位置，将计数的金额放置数据放置中，我们就得到了这方面的数据统计。

3、数据透视表的部分操作

（1）、删除或加入数据表内的数据

通过 “数据透视图向导”或重视执行“数据”菜单中的“数据透视表”命令

在对话框中单击“布局”中将相应的字段拖走或新增。

（2）、改变计算方式

在“布局”中单击“字段名”可以改变计算方式。在已经生成的数据表中双击字段名称，可以激活“数据透视表字段“对话框，在这时可以改变计算方式。

（3）、分页

分页步骤：

1、通过“数据透视图向导”或执行“数据”菜单中的“数据透视表”命令。

2、在对话框中单击“布局”。

3、将“地区”字段拉到“页”处。

4、回到表中，通过选择“地区”我们可以看到各地区统计 37

好了的销售数据。

（4）字段的移动及字段时项目的隐藏

在生成的数据表中，在“字段名称“上按住左鍵后可以拖动字段到其他地方。字段有下拖箭头，通过“全部显示”及“单项选择”来控制我们需要看到的数据。

（5） 显示或隐藏明细数据

选中需要隐藏的某一项，在数据区右鍵，选择“组及显示明细数据”

可达到隐藏与显示的效果。

（6） 对数据透视表格式化

我们还可以对数据透视表格式化，通过数据透视表的“自动套用格式”可得到表格式的透视表。

4、分类汇总与数据透视有何不同？

分类汇总是对一定分类标准排序后的数值进行按分类标准进行合计汇总．可以多级汇总。

数据透视表是对罗列的数据按不同要求多维度（多角度）随意汇总计数求平均值或简单统计运算．且可以对数据进行深入分析，功能较分类汇总更强大。

其他小问题：

1、数据在word及Excel之间拷贝是数据拷贝还是图形拷贝的问题？

如果从word中的Excel拷贝数据到Excel，要注意先双击进入到Excel状态后进行拷贝，否则是一种图形拷贝的方式。反过来也一样， 38

要将Excel数据拷贝到word中，要先在word中插入Excel表格后，再粘贴，数据才是可以编辑的。

在word中可以双击进入Excel后，通过控制边框来确立表格在word中显示部分的大小。演示）

商品名称一月销售额二月销售额三月销售额四月销售额五月销售额电视机343456空调机432564546454641344照相机4346565645645434

商品名一月销售称

电视机

空调机

照相机

吸尘器

VCD机

２、 在word中Excel表格怎样控制大小？

Excel表格在word中的大小是由Excel表格的窗口在word中的大小来控制，当你发现表格太长或太大可以通过激活Excel窗口后，拖拉窗口大小来决定。

5、错误符号

 “#”出现的时候

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三月销二月销售额 售额

四月销售额

564

5464

5645

2345

五月销售额

456

1344

434

434

额

343

432

434

454

1435

564

656

789

2546

5464

564

546

1232 456 3456 1878 2343

插入日期或数字后单元格的内容变成了“#”，这是因为单元格不够宽，日期和时间没法儿显示全，所以就显示成这样了。

 #DIV/0!

错误原因：在公式中有除数为零，或者有除数为空白的单元格(Excel把空白单元格也当作0)。

解决办法：把除数改为非零的数值，或者用IF函数进行控制。

 #N/A

错误原因：在公式使用查找功能的函数(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)时，找不到匹配的值。

解决办法：检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列。

 #NAME?

错误原因：在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，使用了没有被定义的区域或单元格名称，引用文本时没有加引号等。

解决办法：根据具体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正。

 #NUM!

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错误原因：当公式需要数字型参数时，我们却给了它一个非数字型参数；给了公式一个无效的参数；公式返回的值太大或者太小。

解决办法：根据公式的具体情况，逐一分析可能的原因并修正。

 #VALUE

错误原因：文本类型的数据参与了数值运算，函数参数的数值类型不正确；

解决办法：函数的参数本应该是单一值，却提供了一个区域作为参数；

输入一个数组公式时，忘记按Ctrl＋Shift＋Enter键。

更正相关的数据类型或参数类型；

提供正确的参数；

输入数组公式时，记得使用Ctrl＋Shift＋Enter键确定。

 #REF!

错误原因：公式中使用了无效的单元格引用。通常如下这些操作会导致公式引用无效的单元格：删除了被公式引用的单元格；把公式复制到含有引用自身的单元格中。

解决办法：避免导致引用无效的操作，如果已经出现错误，先撤销，然后用正确的方法操作。

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 #NULL!

错误原因：使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空。

改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。

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