2.1 よいドキュメン卜を書くための 2つのルール

2.1 よいドキュメン卜を書くための 2つのルール

2.1 よいドキュメン卜を書くための 2つのルール

    ここでは、よいドキュメントを書くためのルールを説明します。私は企業のIT部門の課長なので、多くの部下がいます。そして、上司がいて、取引している顧客もいます。このため、上司の立場で部下のドキュメントをチェックしたり、部下の立場で上司である部長や役員に向けたドキュメントを書いたりしています。この経験で言うと、ドキュメントで最も面倒なのは「上司や顧客」向けのドキュメントです。なぜなら、これらのドキュメントが難しいからです。上司や顧客のような自分よりも立場が上の人を説得するドキュメントを考えてみましょう。多くの人は、顧客や上司にドキュメントを書いて説明した結果、「駄目1」をもらったことがあるのではないでしょうか。同僚や部下からは出されないのに、なぜ上司や顧客は駄目を出すのでしょうか。それは、あなたと立場や考えが違うからです。（ちなみに同僚や後輩が駄目出しをしないのは、あなたに言いにくいからと、あなたに比較的立場が近いからです）。このため、あなたが「よい」と思ったドキュメントの内容であっても、異なる視点でチェックし、漏れや説得力の弱さ、分かりにくさを指摘するのです。そこで、この本では、ドキュメントを書くうえで最も面倒で手間のかかる「顧客や上司向けのドキュメント」をテーマにします。多くの人が苦手にしている難しいドキュメントですが、逆に言えば、これが書ければ、部下や同僚向けのドキュメントは、別に何も気にせず作れることになり、スキルの向上に繋がります。

コミュニケーションとドキュメント

    ドキュメントを説明する前に、まず、ビジネス上でのコミュニケーションについて理解する必要があります。ビジネスコミュニケーションといっても、範囲が広いので、ここではITエンジニアのメインステージであるシステム開発作業を使って説明しましょう。あたりまえのことですが、システム開発をしていくためには、開発メンバーや上司、お客様（利用者側）など多くの人と目的を持ったコミュニケーションをしなければなりません。たとえば、「業務を理解したり、システム要件を確認したりするためにお客様にヒアリングする」「上司に開発プロジェクトの進捗状況を報告する」「発生した問題を解決するため、お客様と解決策を議論する」などです。本来、コミュニケーションは「誰と」「何の目的」で行うという要素を持ちます。このように、「ある目的を達成するjために行われる考え方やその結果の行動を私は「目的達成型思考によるコミュニケーション」と呼び、日常的な挨拶や世間話のようなコミュニケーションと区別しています。次に、ドキュメントとコミュニケーションの関係を考えてみましょう。通常、他人とコミュニケーションする際には、「口頭（会話）のみ（ドキュメントなし）」、「ドキュメントと口頭」、「ドキュメントのみ」の3種類があり、その時々の状況で使い分けます。しかし、「口頭のみ」では、話の方向や論点（議論のポイント）が次第にずれていくデメリットがあるので、ビジネスの現場ではコミュニケーションを円滑・効果的に行うために「ドキュメント」を使います。ここで重要なのは、ドキュメントはコミュニケーションの手段にすぎず、ドキュメント自体が目的ではないということです。

なぜ、よいドキュメン卜が書けないのか

    私はコンサルタントの立場で、IT系国家試験（情報処理技術者試験）の論述添削を行っています。8年前から、これまでに1000本くらいの論文を読んできましたが、その中で「よく書けていて、A評価（合格レベル）がつく」ものは、どれくらいだと思いますか？実は5% ooo 本のうち5本）くらいしかありません。では、何を基準に評価して、何が駄目なのかを説明します。情報処理技術者試験の論述試験は、出題される1000字程度の出題テーマの文章を読み、その主張にあわせて、自分の考えを実務体験に即して論述していく試験で、解答論述はその構成まで指定されます。つまり、問題をよく読めば、さほど悪い評価にはならないように配慮された試験なのです。にもかかわらず、100のうち、95人くらいが合格できない論述になる原因は、「読み手に理解させる配慮」がないケースがほとんどです。つまり、私は論文を添削する際に、図2.1のようなコメントをすることが非常に多いのです。

・この文章はどういう意味ですかっ説明不足です。（文章が意味不明であることを指摘して）・これは何ですか？一般的な言葉で書いてください。（文章中の単語が分からないことを指摘して）・このセンテンスを明確に説明してください。（文章中の段落全部が意味不明なことを指摘して）・この主張の理由が不明確で説得力がありません。・1つのセンテンスが接続詞で結ばれて続いており、長いので疲れますし、分かりにくいです。適度に切って説得のリスムを高めてください。・何を言いたいのか分かりません。この主張は、ここでは意味がないばかりでなく、全体の文書の説得力を無くす原因になっています。・なぜそのように主張するのですかっ理由を明確に書いてくださし、0・主張の意味がよく分かりません。分かりやすく説明してくださし、。・主張していることで実現できる効果が抽象的で計画自体の説得力が弱くなっています。具体的に書いてください。・もう少し具体的に説明してください。・このことが具体的に何をすることなのか、何を目的としてやることなのかが分かりません。最初に単語の定義、言葉の意味を説明しておかないと、以降で何を説明しでも納得してもらえません。・全体的に説明不定です。・それはなぜですか？どういう理由ですかっ理由を説明する必要があります0・この記述ではうまく伝わらないため、別の表現にしてください。・このセンテンスは意味か、分からないので説得力がありません。

    そもそも、論述する目的は「試験に合格すること」です。そのための手段が、「採点者に自分の書いた論文を高く評価してもらうjということであり、さらにその詳細手段は「分かりやすく、相手（採点者）に理解してもらうための技術を駆使して論述を行う」ということです。しかし、実際には、そのような思考・行動を行っている人はほとんどいないということなのです。